Срок хранения приказов о командировках – Срок хранения приказов на командировку | Статьи

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Срок хранения приказов на командировку — это период, в течение которого указанный документ должен храниться на предприятии. О том, как он составляется и каков срок его хранения, расскажем в этой статье.

Командировка: понятие

Составляем приказ на командировку. Нумерация в журнале

Образец журнала регистрации командировок

Пломбируем документы

Сколько хранить приказ о командировке

Командировка: понятие 

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой принято считать служебную поездку на определенный срок для выполнения своих служебных обязанностей, но вне места постоянной работы. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками.

Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 74.

До 08.01.2015 действовали правила направления работников в командировки, согласно которым требовалось составлять следующие документы:

1. Служебное задание.
2. Командировочное удостоверение. 

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов. Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр. 

Составляем приказ на командировку. Нумерация в журнале 

Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя.

Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

• форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;
• форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы. 

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки.

Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов.

Подробнее о том, как производится нумерация приказов, вы узнаете из статьи Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве. 

Образец журнала регистрации командировок 

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 было отменено обязательное требование об оформлении журнала учета регистрации командировок.

Однако некоторые работодатели продолжают вести этот документ. Это удобно, поскольку помогает:

1. Подтверждать командировочные расходы для налогообложения.
2. Проводить расчеты с сотрудниками, а также филиалов с головными офисами по поводу обоснованности понесенных затрат.
3. Проверять причины отсутствия сотрудника на рабочем месте. 

Перечисленная информация содержится и в иных документах, например, таких как билет, чек из гостиницы и пр., однако ведение журнала позволяет объединить все необходимые сведения.

Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

Журнал регистрации может включать следующую информацию:

1. Порядковый номер.
2. Персональные данные лица, а именно Ф. И. О.
3. Занимаемую должность.
4. Место, куда направляется сотрудник.
5. Реквизиты командировочного удостоверения.
6. Данные лица, оформляющего поездку.
7. Даты отъезда и приезда работника.
8. Подпись лица, на которого оформляется поездка.
9. Иные сведения. 

Скачать образец журнала учета можно, пройдя по ссылке: Журнал регистрации приказов на командировку — образец. 

Пломбируем документы 

Поскольку действующее законодательство не содержит норм, обязывающих к ведению журнала учета приказов о командировках, нет и никаких норм, регламентирующих его оформление и хранение.

Однако указанные требования могут быть закреплены во внутренних документах работодателя по аналогии, установленной для оформления типичных документов.

Так, закон требует обязательного скрепления книги учета и движения трудовых книжек пломбой или сургучной печатью (п. 41 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.

Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам.

 

Сколько хранить приказ о командировке 

На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 можно установить следующие сроки хранения:

1. Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
2. Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет. 

Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет. Но если отнести его к командировочным бумагам, то хранить его следует 5 лет.

При организации хранения документации компания должна придерживаться ГОСТ Р 7.0.8-2013. 

Приказ о направлении в командировку является основным документом, в соответствии с которым происходит направление сотрудника в служебную поездку. В действующем законодательстве не закреплена обязанность по ведению журнала учета указанных бумаг, однако работодатель вправе использовать его для собственного удобства. Срок хранения приказа при этом составляет 5 лет.

rusjurist.ru

Какой срок хранения приказов на краткосрочную командировку за рубеж?

Какой срок хранения приказов на краткосрочную командировку за рубеж 50 или 5 лет. В приказе Минкультуры написано, что срок хранения длительных внутрироссийских и зарубежные командировок — 50 лет. Слово «длительных» относится к обеим видам командировок или только внутрироссийским. Правильно ли я понимаю, что краткосрочный приказы на зарубежные командировки хранятся 5 лет?

Ответ на вопрос:

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Приказы о направлении в командировки относятся к приказам по личному составу.

Приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Кроме того, если есть несколько сроков хранения для сходных по содержанию документов, то мы рекомендуем придерживаться большего из установленных сроков.

В Трудовом кодексе определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» http://www.1kadry.ru/#/document/99/902123264/ было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован.

Учитывая вышесказанное, в соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК РФ, вопросы, связанные с командировками, желательно регламентировать во внутренних нормативных и организационно-распорядительных актах организации или же в трудовых, или коллективных договорах.

Можно порекомендовать следующее:

— в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки. Это не только поможет организовать эту работу, но и облегчит общение с налоговыми органами при различных проверках;

— что касается сроков хранения, то, желательно, установить более длительные сроки хранения для документов по следующим командировкам, т.е. больший из сроков, если установлено несколько сроков хранения:

— если сотрудник был командирован в районы Крайнего Севера и в приравненные к ним местности. Это может понадобиться тем из сотрудников, кто к моменту достижения пенсионного возраста будет иметь необходимый северный стаж для установления повышенного размера трудовой пенсии;

— если сотрудник был командирован на ликвидацию каких-либо природных и технологических катастроф либо на работу в условиях, связанных с повышенным риском для жизни и здоровья. Эти документы в будущем могут потребоваться для подтверждения права на льготы, если таковые будут установлены (так, например, большинство участников ликвидации аварии на Чернобыльской атомной станции направлялись туда именно в командировки).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Сколько лет нужно хранить кадровые документы

Н.З. Ковязина

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Внимание: изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

Командировки на архивное хранение | vip-real-estate.ru

БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТБУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТБЮДЖЕТНАЯ ОТЧЕТНОСТЬЗАКОНЫ И ПРАКТИКАПРОЧИЕ МАТЕРИАЛЫ “Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2009, N 3 СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО КОМАНДИРОВКАМ Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: “Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?“ Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам? В ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), в графе “Примечания к п. “б“ указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет.

Срок хранения приказов на командировку

Сроки хранения Периоды сохранения документации приведены в таблице. Период хранения Наименование 1 год журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля) данные лиц, не принятых на работу графики отпусков 3 года учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника записи о трудовой дисциплине 5 лет акты, предписания, отчеты по технике безопасности выписки по улучшению условий и охраны труда документы, по технике безопасности и ее соблюдению документы о командировках 50 лет (до востребования владельцем) личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) 75 лет характеристики и личные карточки сотрудников трудовые договоры Постоянно коллективные договоры личные дела руководителей Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Важно

Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения Особенности хранения приказов на командировку Поскольку не существует единого мнения по срокам хранения приказов на командировку, на практике можно придерживаться следующей тактики. Во-первых, следует издать локальный акт, закрепляющий критерии отнесения командировок к длительным. Это можно сделать, например, с помощью положения о командировках.

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку Внимание

Во-вторых, приказы по внутрироссийским командировкам следует хранить в течение минимум 5 лет. Что касается зарубежных командировок, то можно не разделять их по длительности, а хранить всю документацию по ним в течение минимум 10 лет. В-третьих, при направлении работников в командировку в районы Крайнего Севера следует хранить сопроводительную документацию в течение 75 лет.

Сроки хранения документов по командировкам

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников». Хранение приказов по личному составу Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов.
На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать). Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу. Правила хранения Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел 1.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Инфо

Начнем с того, что служебная командировка – это направление работника по распоряжению руководителя в поездку за пределы места постоянной работы на определенный срок для исполнения служебных поручений. Таким образом, даже направление работника по служебным делам в филиал компании тоже является командировкой, и для такой поездки также требуется издавать приказ, выплачивать суточные и т.д. Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку Важно помнить, что в командировку нельзя отправить человека, выполняющего работы на основании гражданско-правового договора.

Также нельзя направлять в командировки несовершеннолетних работников и беременных женщин. Подробнее о приказах в командировку читайте здесь: Обычно для оформления приказа о направлении работника в служебную поездку применяют унифицированную форму №Т-9.
T T T ¬¦ Номер¦ Вид документа ¦Срок хранения¦ Примечание ¦¦статьи¦ ¦ документов ¦ ¦+ + + + +¦ ¦Приказы, распоряжения; ¦ ¦О предоставлении очередных ¦¦ ¦документы (справки, ¦ ¦и учебных отпусков, ¦¦ 6 ¦сводки, информации, ¦ ¦дежурствах, взысканиях, ¦¦ ¦доклады и др.) к ним: ¦ ¦краткосрочных ¦¦ ¦б) по личному составу ¦ 75 л. — ЭПК ¦внутрироссийских ¦¦ ¦ ¦ ¦командировках — 5 л. ¦+ + + + +¦ ¦Документы (программы, ¦ ¦ ¦¦ 45 ¦задания, отчеты, ¦ 5 л. ЭПК ¦ ¦¦ ¦доклады, переписка) ¦ ¦ ¦¦ ¦о командировках ¦ ¦ ¦+ + + + +¦ ¦ ¦ ¦О предоставлении очередных ¦¦ ¦Записки, заменяющие ¦ ¦и учебных отпусков, ¦¦ 336 ¦приказы по личному ¦ 75 л. — ЭПК ¦дежурствах, взысканиях, ¦¦ ¦составу ¦ ¦краткосрочных ¦¦ ¦ ¦ ¦внутрироссийских ¦¦ ¦ ¦ ¦командировках — 5 л. ¦+ + + + +¦ ¦Документы (справки, ¦ ¦ ¦¦ ¦докладные и ¦ ¦ ¦¦ ¦объяснительные ¦ ¦ ¦¦ ¦записки, копии ¦ ¦ ¦¦ 343 ¦приказов, выписки ¦ 5 л.

Командировки на архивное хранение

Цель государства в отношении документов, связанных с трудовыми отношениями, — зафиксировать всю трудовую историю человека, для того чтобы знать, какая должна быть начислена пенсия, какие могут быть использованы льготы и т.д.Сотрудник в свою очередь заинтересован, чтобы все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, хранились постоянно (конечно, за исключение документов, фиксирующих его прегрешения). Однако он не имеет возможности повлиять на судьбу своих документов, поскольку ведение документации по персоналу возложено законодательством на его работодателя. Поэтому столь велика роль организации-работодателя — именно от ее гражданской и социальной ответственности часто зависит, смогут ли ее сотрудники впоследствии в полной мере получить причитающиеся им пенсии и льготы.У организации тоже есть свои интересы.
Пенсионные органы разъяснили, что подтвердить факт направления в командировку можно справкой организации-работодателя со ссылкой на приказы, командировочные удостоверения с датой и номером, что работник в должности, в такой-то период ездил в командировку в РКС для выполнения служебных обязанностей. Либо, если предприятие уже не существует, принимаются архивные справки.Таким образом, в настоящее время вопрос о повышении пенсий решается пенсионными органами на основании документов, которыми государство установило временные сроки хранения и которые большинство организаций уже давным-давно на законных основаниях уничтожило.Этот пример еще раз подтверждает, что в отношении любых документов по персоналу нужна крайняя аккуратность в вопросе установления сроков хранения и уничтожения.
По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными. В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать. Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ [5] физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году.
В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов — с 13 до 30%. Учитывая существующую ситуацию и в соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК РФ, вопросы, связанные с командировками, желательно регламентировать во внутренних нормативных и организационно-распорядительных актах организации или же в трудовых, или коллективных договорах.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо.

vip-real-estate.ru

Срок хранения приказов на отпуск

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения приказов на отпуск (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения приказов на отпуск

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
«Трудовое право России: Учебник»
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Колобова С.В., Сергеенко Ю.С.)
(«Юстицинформ», 2018)Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу . Номера и даты приказов вносятся в 4-ую графу трудовой книжки. Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К», «N К/2», «N -П» или другие, в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя. В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.п. Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: О чем не стоит забывать кадровику в конце года
(Давыдова Е.В.)
(«Отдел кадров коммерческой организации», 2017, N 12)Отметим, что согласно результатам инспекционных проверок Минкультуры (именно этот орган проверяет соблюдение архивного законодательства) одной из самых распространенных ошибок является некорректная подшивка документов в дела. Так, ошибкой считается подшивка приказов по личному составу вместе с приказами по основной деятельности (например, приказы по отпуску по беременности и родам и приказы по отпуску по уходу за ребенком). Или же общая подшивка приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет и сроком хранения 5 лет, например, приказов о предоставлении ежегодного отпуска и приказов о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

Нормативные акты: Срок хранения приказов на отпуск

www.consultant.ru

Приказ о командировке срок хранения

Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 3СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО КОМАНДИРОВКАМПоводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?» Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам?В ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), в графе «Примечания к п. «б» указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет.

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Эти изменения вступили в силу 8 августа и теперь уже не обязывают кадровиков вести журнал учета командировок. Это означает, что за незаполнение такого журнала инспекция Роструда уже сегодня штрафовать не будет. Остается актуальным и важным документом в этом деле – приказ о командировке, который никто не отменял.

Как написать, образец По причине этих существенных изменений в порядок ведения документации по командировкам на предприятии, в тексте приказа уже не обязательно заполнять поле основание именно прописыванием даты и номера служебного задания, как это практиковалось в прошлом году. Сегодня основанием для такой поездки может послужить служебная записка от руководителя или письменное подтверждение приглашения посетить другую фирму с рабочими целями.

Срок хранения приказов на командировку

Инфо

Начнем с того, что служебная командировка – это направление работника по распоряжению руководителя в поездку за пределы места постоянной работы на определенный срок для исполнения служебных поручений. Таким образом, даже направление работника по служебным делам в филиал компании тоже является командировкой, и для такой поездки также требуется издавать приказ, выплачивать суточные и т.д. Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку Важно помнить, что в командировку нельзя отправить человека, выполняющего работы на основании гражданско-правового договора.

Также нельзя направлять в командировки несовершеннолетних работников и беременных женщин. Подробнее о приказах в командировку читайте здесь: Обычно для оформления приказа о направлении работника в служебную поездку применяют унифицированную форму №Т-9.

Сроки хранения приказов на командировки

Сколько хранить приказ о командировке На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 можно установить следующие сроки хранения:

1. Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
2. Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет.

Важно

Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет. Но если отнести его к командировочным бумагам, то хранить его следует 5 лет. При организации хранения документации компания должна придерживаться ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Приказ на командировку работнику

• Темы:
• Хранение документов
• Командировки
• Разъездной характер работы

При направлении работника в служебную командировку необходимо правильно оформить все сопутствующие документы. В этой статье мы рассмотрим основной из них – приказ о направлении работника в служебную командировку. Кроме ключевых рекомендаций по составлению этого документа мы затронем и другие темы, а именно:

• сроки хранения приказов на командировку;
• особенности хранения приказов на командировку.

Составление приказа на командировку Чтобы вести документацию по командировкам в полном соответствии с требованиями законодательства, приходится учитывать множество нюансов.

Сроки хранения приказов

T T T ¬¦ Номер¦ Вид документа ¦Срок хранения¦ Примечание ¦¦статьи¦ ¦ документов ¦ ¦+ + + + +¦ ¦Приказы, распоряжения; ¦ ¦О предоставлении очередных ¦¦ ¦документы (справки, ¦ ¦и учебных отпусков, ¦¦ 6 ¦сводки, информации, ¦ ¦дежурствах, взысканиях, ¦¦ ¦доклады и др.) к ним: ¦ ¦краткосрочных ¦¦ ¦б) по личному составу ¦ 75 л. — ЭПК ¦внутрироссийских ¦¦ ¦ ¦ ¦командировках — 5 л. ¦+ + + + +¦ ¦Документы (программы, ¦ ¦ ¦¦ 45 ¦задания, отчеты, ¦ 5 л. ЭПК ¦ ¦¦ ¦доклады, переписка) ¦ ¦ ¦¦ ¦о командировках ¦ ¦ ¦+ + + + +¦ ¦ ¦ ¦О предоставлении очередных ¦¦ ¦Записки, заменяющие ¦ ¦и учебных отпусков, ¦¦ 336 ¦приказы по личному ¦ 75 л. — ЭПК ¦дежурствах, взысканиях, ¦¦ ¦составу ¦ ¦краткосрочных ¦¦ ¦ ¦ ¦внутрироссийских ¦¦ ¦ ¦ ¦командировках — 5 л. ¦+ + + + +¦ ¦Документы (справки, ¦ ¦ ¦¦ ¦докладные и ¦ ¦ ¦¦ ¦объяснительные ¦ ¦ ¦¦ ¦записки, копии ¦ ¦ ¦¦ 343 ¦приказов, выписки ¦ 5 л.

Приказы о командировках срок хранения

По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными.В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать. Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ [5] физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году. В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов — с 13 до 30%.Учитывая существующую ситуацию и в соответствии со ст.

ст.

Приказ о командировке срок хранения

Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Журнал регистрации может включать следующую информацию:

1. Порядковый номер.
2. Персональные данные лица, а именно Ф. И. О.
3. Занимаемую должность.
4. Место, куда направляется сотрудник.
5. Реквизиты командировочного удостоверения.
6. Данные лица, оформляющего поездку.
7. Даты отъезда и приезда работника.
8. Подпись лица, на которого оформляется поездка.
9. Иные сведения.

Скачать образец журнала учета можно, пройдя по ссылке: Журнал регистрации приказов на командировку — образец.

Увольнение Важно! Не востребованные работником или его родственниками трудовые книжки хранятся у работодателя 75 лет. Данное правило установлено п. 43 упомянутых выше Правил, ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Путеводитель по кадровым вопросам.

Штатное расписание В соответствии с пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) штатные расписания организации по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.

• наименование предприятия;
• ОКПО организации, где издается приказ;
• дата и номер документа;
• Ф.И.О. и табельный номер сотрудника, которого отправляют в командировку;
• подразделение, в котором он работает;
• должность подчиненного, собирающегося в командировку;
• место, куда именно направляется работник для выполнения возлагаемых на него задач;
• количество дней, которые ему придется провести вдали от основного рабочего места;
• период времени нахождения в командировке – день отбытия и день прибытия на основное рабочее место;
• цель, за чей счет и основание отправки в командировку сотрудника – все эти строки заполняются по необходимости, какая может складываться непосредственно на предприятии.

Подписывать приказ должен руководитель предприятия, учреждения, организации.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) [6], большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях — 10 лет.

┌──────┬───────────────────────┬─────────────┬────────────────────────────┐ │ Номер│ Вид документа │Срок хранения│ Примечание │ │статьи│ │ документов │ │ ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤ │ │Приказы, распоряжения; │ │О предоставлении очередных │ │ │документы (справки, │ │и учебных отпусков, │ │ 6 │сводки, информации, │ │дежурствах, взысканиях, │ │ │доклады и др.) к ним: │ │краткосрочных │ │ │б) по личному составу │ 75 л.

strahovanie58.ru

Срок хранения приказов на командировку по россии

Сроки хранения документов по командировкам

— ЭПК │внутрироссийских │ │ 45 │задания, отчеты, │ 5 л. ЭПК │ │ │ │ │ │О предоставлении очередных │ │ │Записки, заменяющие │ │и учебных отпусков, │ │ 336 │приказы по личному │ 75 л.

— ЭПК │дежурствах, взысканиях, │ │ 343 │приказов, выписки │ 5 л. │ │ │ 352 │Переписка об оформлении│ 5 л. │Для заграничных │ │ │командировок │ │командировок — 10 л. ЭПК │ Однако, как показывает многолетняя практика, в нашем государстве в отношении кадровой документации нужно проявлять осторожность и предусмотрительность.

В этой связи можно порекомендовать следующее: — в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки. Это не только поможет организовать эту работу, но и облегчит общение с налоговыми органами при различных проверках; — что касается сроков хранения, то, желательно, установить более длительные сроки хранения для документов по следующим командировкам: — какой бы срок хранения вы ни выбрали, желательно утвердить его на экспертной комиссии.

Сроки хранения документов

Для всех документов по личному составу, в отношении которых Перечень устанавливает срок хранения — 75 лет, срок хранения в настоящий момент предполагается 50 лет с момента закрытия этих дел делопроизводством, если они созданы после 2003 года. Для себя делаю вывод: как регистрировала отдельно отпуска для обычных работников, командировки и взыскания — так и буду их в отдельном НД вести. Храним отдельно, и как было 5 лет так и осталось.

так об том не было сказано, чтобы вместе с чем-то складывать и хранить 50 лет. как было 5 лет так и осталось. И как подшить(и куда) такие приказы?

в организации приказы не убраны в архив/ У меня эти приказы в одной регистрации с приказами по отпускам, взысканиям (срок хранения 5 лет.

Пожалуйста, будьте взаимовежливы

Служебные командировки

А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует.

был. теперь непонятно что, будет ХРАНИТЬ до указаний, а вот регистрирую все так же , как и ранее — 5 лет и 50 лет). А вот как эти приказы надо правильно подшить, Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы.

И в налоговом и в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций, связанных со служебными командировками, возникает целый комплекс задач и вопросов, которые должна решить бухгалтерия. Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией.

Этому вопросу посвящена 24 глава Трудового кодекса.

В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками. Ведь при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение:

1. места работы (должности),
2. среднего заработка,

а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой в соответствии с положениями ст.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

Приказ (распоряжение) издается на основании служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник.

На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо, согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре – в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в книге приказов.

Правила и порядок оформления приказа о командировке

Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Для того, чтобы составить приказ о командировке нужно такие основные данные: Распоряжение директора или генерального директора о направлении работников в командировку имеет срок хранения около 5 лет (командировки на долгий срок за рубеж –10 лет). Учитывается в журнале регистрации командировок.

Структура приказа о командировании работника следующая: Нужно учесть некие особенности по оформлению приказа о командировке. При оформлении командировки директора применяются те же формы, что и при направлении в спецпоездки остальных работников, а именно:

credit-helper.ru

Где хранятся оригиналы приказов на командировку

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье. Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников: поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника; поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию; поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Отправляем в командировку: пошаговая процедура

Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам.

Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.

В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).

Командировки: основные правила оформления

Некоторые организации, несмотря на возможность упрощения документооборота, продолжают применять прежний алгоритм оформления (если вы хотите поступить так же, нужно закрепить используемый порядок локальным актом, например, Положением о командировках).

Но большинством работодателей новость о том, что можно направлять сотрудников в рабочие поездки путем издания одного лишь приказа и не тратить время на разработку целого пакета документов, была воспринята благосклонно.

При составлении такого приказа можно использовать унифицированную или ее аналог, разработанный локально. Правда, возникает закономерный вопрос: если нет рабочего задания, где прописывать цель отъезда? И если командировочное удостоверение больше не используется, как сотруник сможет подтвердить срок пребывания по месту назначения по новым правилам?

На самом деле все просто.

Образец приказа на командировку в 2019 году

Для этого издается распоряжение о направлении в командировку, которое служит основанием для создания бухгалтером приказа.

Основным документом во время служебной поездки сотрудника является приказ о направлении работника в командировку формы Т-9. Если в поездку направляется несколько человек, используется форма Т-9а. Она абсолютно аналогичная первой, не считая небольших изменений, в ней располагается таблица, в которую заносятся данные сразу на несколько работников, что экономит время и позволяет обойтись без составления отдельных приказов на каждого сотрудника, участвующего в этой поездке.

Данные бланки являются распорядительными документами, они унифицированы и всегда имеют одинаковое поле для заполнения, все изменения обязательно утверждаются и указываются в учетной политике. Документы для скачивания (бесплатно) Обязательными реквизитами, находящимися в бланке Т-9 (Т-9а) являются: Наименование.

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр.

Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя. Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

1. форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы.
2. форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки.

Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов.

Заполняем правильно приказ о командировании работника

В командировочное удостоверение (форма Т-10), если оно заполняется, заносится вся информация из приказа.

На нем же делается отметка о прибытии и убытии. Без приказа поездка сотрудника может быть . Для составления приказа о командировке одного сотрудника берется унифицированный бланк формы Т-9, для группы сотрудников — формы Т-9а, и служебное задание, форма Т-10а.

В приказ должны быть внесены такие сведения и данные: название организации; номер документа и дата составления; фамилия, имя и отчество командированного, табельный номер, если есть; наименование отдела, в котором трудится командированный, должность; наименование организации, в которую направляется сотрудник; число дней командировки с дорогой; цель командировки; кто оплачивает расходы на командировку; на основании какого документа издается приказ о командировке; фамилия и роспись руководителя предприятия; фамилия и роспись командированного.

Командировка: как правильно оформить?

Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый. Подписанный документ передается в кадровую службу.Служебное задание имеет реквизит «номер документа»; это значит, что оно должно быть зарегистрировано кадровой службой.

Для кадровой службы служебное задание является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а). Пример оформления служебного задания. После возвращения из командировки работник получает в кадровой службе служебное задание и заполняет его вторую часть (Р.

12) — краткий отчет о выполненной работе за период командировки.

Эта часть документа согласовывается с руководителем структурного подразделения (необходима его виза) и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10), авансовым отчетом (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

и временных сроков

например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5> При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела.

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение. В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

Сроки хранения документов по командировкам

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки“ было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [2], но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован. Одновременно с Положением до сих пор действует Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“, в которой установлено ограничение срока командировок по России (п. 4): “Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

domprava76.ru